Zoals onderhand elke eventcoördinator doet, is het beveiligen van een goede locatie de eerste taak voor elk nieuw event. Het is het belangrijkste onderdeel en als je een bepaalde datum wilt vast zetten, moet je er toch als dé eerste erbij zijn, want als tweede heeft het geen zin meer als zij geen meerdere venues hebben. Meestal is het ook nog zo dat de andere dingen nog niet besproken kunnen worden, als er nog geen locatie is vastgesteld. Het niet de makkelijkste taak, maar wel de belangrijkste. In dit artikel kan lezen waar je op kan letten wanneer je een evenementenlocatie kiest.
- Kosten & Budget
Zoals je je kunt voorstellen, komt alles neer op kosten dus dan is dit wel het eerste puntje waar je mee zou moeten beginnen. Je moet weten hoeveel je locatie gaat kosten, zodat je nog geld overhoudt voor de andere dingen, zoals de catering bijvoorbeeld. Plan zo ver mogelijk vooruit, zodat je een reservering te pakken hebt en niet iemand anders op die datum de locatie kan huren.
- Sfeer en stemming
Het creëren van een sfeer die aansluit bij jouw onderwerp/thema en het publiek aanspreekt. Het is een cruciaal onderdeel om het evenement boeiend te houden en mensen een bepaalde inspiratie te krijgen. Bijvoorbeeld een evenementenlocatie in Rotterdam als in De Kuip. Veel sfeer door het mooie stadion en dat kan jouw event zeker boeiend maken.
- Capaciteit en omvang
Elk gebouw wordt beperkt door het aantal mensen dat het op elk moment kan bewonen. De zalen kunnen ook beperkt zijn dus voordat je de tickets aan het publiek gaat verkopen, zorg ervoor dat je weet hoeveel mensen er kunnen komen en wat je ook makkelijk kan laten komen. Zorg ervoor dat je een minimum en maximum weet.
- Toegang tot wifi
In deze moderne tijd is het hebben van wifi niet meer weg te denken. Onderhand elk evenement heeft wifi, zodat de gasten dat kunnen gebruiken. Naast het hebben va wifi moet je er ook zeker van zijn dat het een sterke internetverbinding heeft over de gehele locatie. Als je het doet, dan moet je het ook goed doen en niet anders, want dan ga je klagende mensen hebben en dat wil je niet.
