Door de coronacrisis wint de hybride meeting snel terrein. Deze vorm van bijeenkomen brengt een conferentie op locatie en online participatie samen. Hybride evenementen, livestreams, webinars; online events zijn niet meer weg te denken uit het zakelijke evenementenaanbod In de huidige tijd geeft het u de mogelijkheid zakelijke meetings door te laten gaan in lijn met de actuele regels, zonder af te doen aan kwaliteit, inhoud en bereik. Check bij de locatie welke verschillende vormen mogelijk zijn, zoals bijvoorbeeld dat de spreker online is en het publiek in de zaal zit. Of juist de spreker live en het publiek zowel online als offline. Ook kunnen meerdere vergaderzalen online met elkaar verbonden worden via een livestream. Denk eens aan de afwisseling tussen een center stage en een backstage. Benieuwd naar de hoe u uw hybride events succesvol maakt? Lees dan hier verder.
Wat zijn hybride events?
Een hybride event is een combinatie van een fysiek en een online event. Bij een hybride event vindt interactie plaats via een livestream tussen de externe deelnemers en deelnemers die live in de zaal aanwezig zijn.
Technische ondersteuning
Zorg dat de technische ondersteuning tot in detail is geregeld. Denk daarbij aan verschillende schermen, camera invalshoeken en zaal- en podiumverlichting. Zorg voor voldoende monitoren ter ondersteuning van het geluid. Check of er een stand-bye provider aanwezig is, mocht bij een internet fail de verbinding worden onderbroken, kan direct worden overgeschakeld naar een andere provider. Test de livestream voor aanvang van het hybride event.
Interactie
Maak gebruik van meerdere camera’s om een zo dynamisch mogelijk beeld te creëren van de event locatie voor de online deelnemers. Betrek de online deelnemers actief bij het fysieke event. Geef online deelnemers de kans om vragen te stellen, die door de sprekers worden beantwoord. Laat ze actief deelnemen aan het programma door middel van een poll.
Vergroot uw bereik
Uw hybride event heeft een groter bereik, doordat deelnemers die niet fysiek op de dag aanwezig kunnen zijn de mogelijkheid om online deel te nemen. Het is mogelijk om wereldwijd (zonder vliegreizen) deel te nemen en om het event op te nemen, zodat deze achteraf teruggekeken kan worden en voor marketing doeleinden kan worden gebruikt.
Wilt u alles uit uw hybride event halen? Inventariseer ook de behoeften en uitdagingen. Breng de verwachtingen van de deelnemers en sprekers in kaart en inventariseer de mogelijkheden van de hybride event locatie.
